Privacy
Privacy Statement Stichting Waarborgfonds Quidem Carus
Stichting Waarborgfonds Quidem Carus (hierna te noemen: SWQC) bewaart en verwerkt persoonsgegevens en gebruikt cookies. In dit Privacy Statement informeren wij u over de doeleinden waarvoor persoonsgegevens verwerkt worden, hoe u uw privacyrechten kunt uitoefenen en overige informatie die voor u van belang kan zijn.
Dit Privacy Statement is van toepassing op alle activiteiten van SWQC. Dit Privacy Statement geeft per onderwerp de meest relevante informatie.
SWQC gaat op zorgvuldige wijze met persoonsgegevens om en handelt binnen de grenzen van de wet, waaronder de Wet bescherming persoonsgegevens (‘Wbp’) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: AVG).
Verantwoordelijke
SWQC is de verantwoordelijke in de zin van de Wbp en AVG.
SWQC is voor schriftelijke correspondentie bereikbaar via:
Postadres: Administratiekantoor Zuilen (geen bezoekadres)
T.a.v. Stichting Waarborgfonds Quidem Carus
Tafelbergdreef 180, 3564AG Utrecht
KvK: 57602301
Per e-mail voor uw privacyvragen, opmerkingen of verzoeken via: Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
SWQC vindt het van essentieel belang dat de persoonlijke gegevens van haar betrokkenen (aanvragers, donateurs, relaties en andere geïnteresseerden) met de grootst mogelijke zorgvuldigheid worden behandeld en beveiligd. Wij willen ook open zijn over de wijze waarop uw gegevens door ons worden verwerkt. Daarom lichten wij dit hieronder toe. Voorop staat dat wij ons in alle gevallen houden aan de eisen die de Wbp en AVG stelt. U kunt uw persoonlijke gegevens die bij ons geregistreerd staan altijd bij ons opvragen of wijzigen.
Voor welke doeleinden verwerkt SWQC uw persoonsgegevens?
SWQC verzamelt en verwerkt persoonsgegevens voor duidelijk en vooraf bepaalde doeleinden, omdat dit noodzakelijk is voor onder andere:
• Het toetsen van uw persoonlijke of met uw partner gezamenlijke financiële draagkracht (inkomen, vermogen, schulden en uitgavepatroon), dit ter afweging van de hoogte van de gift die ons bestuur toekent aan de betrokken zorgverlener (de dierenkliniek);
• Het verkrijgen van informatie over de actuele zorgbehoefte van uw huisdier, de daarbij passende behandelmogelijkheden en kosten (onderzoek, tijdelijke medicatie, operaties en eventuele nazorg) en de gezondheidsperspectieven (het te verwachten herstel) na een behandeling;
• Het uitvoeren van een overeenkomst waarbij u als betrokkene partij bent, of geschiedt op verzoek van u als betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst;
• Het aangaan en uitvoeren van (donateurs- en overige) overeenkomsten;
• het voeren van de donateursadministratie;
• Het aanbieden van diensten, het sturen van een nieuwsbrief, promotie en marketingdoeleinden;
• Het bevragen van geïnteresseerden en het doen van onderzoek;
• het registreren van uw instellingen en voorkeuren ten aanzien van het gebruik van de website (via cookies);
• Het aangaan van een samenwerking met derde partijen (zoals andere stichtingen) voor kennisdeling en advies plus giften aan te kunnen trekken en samen de bekostiging van de nota(s) te realiseren;
• Onze bedrijfsvoering;
• Het voldoen aan een wettelijke verplichting;
• Archiefdoeleinden, waarbij gegevens slechts worden gebruikt bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden;
• Het toetsen of u in de afgelopen 12 maanden al eens een positief beoordeelde aanvraag (een aanvraag waarvoor door ons bestuur een gift is overgemaakt naar de dierenkliniek) heeft gedaan. Alleen na het verstrijken van deze (bewaar-)termijn kan een nieuwe aanvraag in behandeling worden genomen.
SWQC verwerkt persoonsgegevens via onder andere haar:
• Social Media kanalen (Facebook, Twitter, LinkedIn)
• WhatsApp accounts, -groepen en sms
• website www.quidemcarus.nl
• nieuwsbrief (Mailchimp)
• ons e-mailportal @quidemcarus.nl (Roundcube)
• ons centrale online archief (Google Drive)
Dit gebeurt op basis van uw toestemming of vanwege het gerechtvaardigde belang van SWQC. Buiten bovengenoemde verwerkingsdoeleinden, verwerkt SWQC uw persoonsgegevens niet zonder uw voorafgaande toestemming.
Welke persoonsgegevens verzamelt SWQC ?
SWQC verzamelt verschillende categorieën persoonsgegevens, dit zijn:
• Voornaam, tussenvoegsel, achternaam
• Adres, postcode, plaats
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Uw hulpvraag betreffende uw huisdier
• Naam huisdier
• Type huisdier (hond, kat, anders)
• Uw aanmelding voor de digitale nieuwsbrief van SWQC
• Uw toestemming om uw gegevens en van uw eventuele partner waarmee u samenwoont dan wel een gezamenlijk huishouden mee runt te gebruiken voor een afstemming met externe organisaties zoals met uw dierenkliniek, uw bewindvoerder of een andere door u opgegeven financieel of sociaal contactpersoon.
• Interactiegegevens (bijvoorbeeld een cookie of informatie die wordt ontvangen wanneer u contact opneemt met ons. Er wordt bijvoorbeeld een notitie van het gesprek met u opgeslagen of van het contact met uw bewindvoerder of dierenkliniek).
• Een geldig legitimatiebewijs (Uw bsn-nummer mag u afplakken of op de scan onzichtbaar maken).
• Inschrijvingsbewijs van uw uitkering of afschriften van de Sociale Dienst, niet ouder dan 1 maand of de laatst toegestuurde.
• Uw laatst ingediende aangifte inkomstenbelasting en/of voorlopige of definitieve aanslag van de belastingdienst (indien niet aanwezig, dan ontvangen wij graag uw jaaropgaven van uw inkomen);
• Salarisstroken van de afgelopen 2 maanden.
• Bankafschriften of pdf vanuit internetbankieren van de laatste volledige maand van al uw bank- en spaarrekeningen, inclusief begin en eindsaldi.
• Saldi van alle aanwezige spaarrekeningen.
• Opgave van uw contante middelen (boven de € 100,-).
• Contactgegevens van de behandelend dierenarts.
• Verklaring of behandelplan plus kostenoverzicht van uw dierenarts waaruit de aard en de noodzaak van de behandeling blijkt. Een document waarin voldoende aannemelijk gemaakt moeten zijn dat de ingreep welzijnverhogend is voor het betreffende huisdier en dat nadere zorg voor uw huisdier gewaarborgd is.
• De namen en/of toezeggingen van de stichting(en) waar u nog meer een aanvraag hebt ingediend.
• Het is mogelijk dat wij, voor de toetsing van uw (gezamenlijke) financiële draagkracht en/of de huidige gezondheidstoestand en de benodigde zorgbehoefte van uw huisdier om extra documenten of gegevens vragen buiten de bovengenoemde documenten.
SWQC verzamelt, bijvoorbeeld via het contact- en aanvraagformulier op onze website www.quidemcarus.nl en ontvangen e-mailcorrespondentie (persoons-)gegevens direct bij u, maar in voorkomende gevallen ontvangt SWQC ook persoonsgegevens via derden voor zover dat in overeenstemming is met de wet.
Welke organisaties (‘verwerkers’) ontvangen uw persoonsgegevens?
• De dierenkliniek (haar praktijkeigenaar, werkzame dierenarts(en), assistentes of anderzijds (bijvoorbeeld als stagair) werkzame personen) die betrokken zijn bij de zorg (de intake, gezondheidsbeoordeling, planning en behandeling(en)) voor uw huisdier(en);
• De bewindvoerder of een andere contactpersoon (bijvoorbeeld een door u aangestelde budgetcoach of een vrijwillige schuldhulpmedewerker of een, extern toewezen, financieel contactpersoon of contactpersoon bij een (dieren-)voedselbank of een zorginstelling;
• De fondsen die SWQC financieel steunen en, op hun nadrukkelijke verzoek en richtlijnen, als (project-)verantwoording een overzicht wensen van de nota(’s) en andere informatie die gebruikt is bij onze interne besluitvorming.
Het ‘ontvangen’ van persoonsgegevens houd onder meer in: afstemming tussen vrijwilliger(s) of bestuurder(s) van SWQC met, enkele van, de voorgenoemde organisaties waarbij het gaat om uw identificatie aldaar als (voormalig of huidige) klant en het bekend zijn van uw huisdier in de systemen van de organisatie. Deze afstemming zal in beginsel mondeling plaatsvinden. Het is gebruikelijk dat de medewerker van SWQC een notitie maakt van dit contact.
SWQC is terughoudend in het verstrekken van detailinformatie aan voorgenoemde organisaties en daar werkzame medewerkers. Indien in de uitwisseling met hen algemene informatie volstaat (bijvoorbeeld u bent uitkeringsgerechtigd en daardoor ‘minder-vermogend’ dan wordt alleen deze status gedeeld. De door u verstrekte documenten op basis waarvan de vrijwilliger of de bestuurder van de stichting deze status heeft kunnen herleiden, worden nimmer zonder uw voorafgaande toestemming aan derden verstrekt).
SWQC sluit schriftelijke overeenkomsten (de AVG spreekt hierbij over ‘verwerkersovereenkomsten’) met voorgenoemde organisaties waarin afspraken zijn vastgelegd om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen.
Een voorbeeld van een verwerkersovereenkomst is binnenkort beschikbaar via de website www.quidemcarus.nl.
SWQC deelt uw gegevens niet met organisaties als de LID (de Landelijke Inspectie Dierenbescherming) en/of de Dierenpolitie. Het signaleren van een vermoeden van verwaarlozing of mishandeling is geen taak voor onze stichting. Een dierenkliniek heeft wel een verantwoordelijkheid richting deze wettelijke instanties. Stichting Waarborgfonds Quidem heeft geen afspraken met dierenklinieken dat bij een vermoeden van (langdurig) ontoereikende zorg, verwaarlozing of mishandeling hierover een uitwisseling met onze medewerkers gewenst is.
Welke rechten heeft u als betrokkene (als aanvrager, donateur of geïnteresseerde)?
Recht op informatie
Een betrokkene moet op de hoogte worden gesteld van het feit dat verwerking van zijn persoonsgegevens plaatsvindt of zal plaatsvinden en wat de doeleinden hiervan zijn. De AVG geeft aan welke informatie in ieder geval verstrekt moet worden, bijvoorbeeld informatie over de periode, de rechten van betrokkene, de bron van gegevens en de juridische grondslag voor de verwerking. Verandert het doel van de verwerking, dan moet ook daarover informatie worden verstrekt.
Via dit privacy statement wordt u op de hoogte gesteld van het feit dat er een verwerking van uw persoonsgegevens plaatsvindt of zal plaatsvinden en wat de doeleinden hiervan zijn. De AVG verplicht SWQC u te informeren indien het doel van de verwerking wijzigt.
Recht van inzage
SWQC is als verwerkingsverantwoordelijke verplicht op uw verzoek u een kopie te verstrekken van uw persoonsgegevens die worden verwerkt.
Recht op rectificatie
U heeft als betrokkene het recht op rectificatie van betreffende onjuiste persoonsgegevens dan wel het recht een aanvullende verklaring te verstrekken wanneer de verwerking plaatsvindt op basis van onvolledige gegevens. Deze rectificatie moet meteen plaatsvinden. SWQC is als verwerkingsverantwoordelijke verplicht iedere ontvanger aan wie uw persoonsgegevens zijn verstrekt in kennis te stellen van elke rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of onevenredig veel inspanning vraagt.
Recht op gegevenswissing / vergetelheid
SWQC is als verwerkingsverantwoordelijke verplicht uw persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging te wissen, onder andere indien:
• uw persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt;
• u als betrokkene uw toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor verwerking bestaat;
• u als betrokkene bezwaar maakt tegen de verwerking;
• uw persoonsgegevens onrechtmatig verwerkt zijn.
Daarnaast kunt u van SWQC eisen dat onze organisatie de verwijdering doorgeeft aan alle andere organisaties die deze gegevens van onze organisatie hebben gekregen.
Recht op beperking van de verwerking
Het recht op beperking houdt in dat op uw verzoek uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet verwerkt mogen worden en niet gewijzigd mogen worden. Het feit dat de verwerking van de persoonsgegevens beperkt is, moet door SWQC als de verwerkingsverantwoordelijke duidelijk in het bestand (of bericht) zijn aangegeven zodat dit ook duidelijk is voor ontvangers van de persoonsgegevens. Wanneer de beperking weer wordt opgeheven, wordt u als de betrokkene hiervan op de hoogte gebracht.
Recht op overdraagbaarheid / dataportibiliteit
Dit recht houdt in dat u als betrokkene de gegevens van SWQC als de verwerkingsverantwoordelijke moet kunnen verkrijgen in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (bijvoorbeeld in een .CSV of .XML bestand) en het recht heeft deze gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (bijvoorbeeld een andere stichting of organisatie) over te dragen of rechtstreeks te laten overdragen, zonder daarbij te worden gehinderd tenzij dit afbreuk doet aan rechten en vrijheden van anderen. Uw recht op overdraagbaarheid gaat om de door uzelf verstrekte gegevens.
Ter volledigheid: SWQC slaat de (e-mail)correspondentie ter archivering op in Google Drive als Adobe Acrobat bestanden (.pdf bestanden). Deze bestandsvorm maakt het zonder een intensieve arbeidsinspanning vrijwel onmogelijk uw gegevens in de hiervoor beschreven uitwisselbare bestandsformaten met u of op uw verzoek rechtstreeks met een door u aangewezen derde partij te kunnen delen.
Recht van bezwaar
U kunt als betrokkene - vanwege redenen die verband houden met uw specifieke situatie - gebruik maken van dit recht van bezwaar tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, als voldaan wordt aan de in de AVG genoemde eisen. Als u bezwaar maakt dan staakt SWQC als de verwerkingsverantwoordelijke de verwerking, tenzij dwingende gerechtvaardigde gronden anders bepalen.
Ter volledigheid: indien u tijdens de behandeling van uw aanvraag, voor tegemoetkoming in de medische kosten van uw huisdier, uw bezwaar uit dan kunnen de medewerkers van SWQC niet verder met het verwerken van uw aanvraag. Het is dan bijvoorbeeld niet meer mogelijk een bestuursbesluit te nemen over de hoogte van de gift voor de zorg vanuit de dierenkliniek. Indien u bezwaar maakt nadat het bestuur dit (toekennings-)besluit heeft genomen dan hindert dit de administratieve afronding van het proces, waarbij er een overmaking (betaling) plaatvindt naar de dierenkliniek(en).
Recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming / profiling
Bij dit recht kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de automatische weigering van uw online ingediende hulpaanvraag of aan de verwerking van gegevens via internet in geautomatiseerde transactiesystemen zonder een menselijke tussenkomst.
SWQC verwerkt uw gegevens via de tussenkomst van minimaal twee medewerkers (‘vier ogen-principe’). Een geautomatiseerde verwerking met automatische berichten en vooraf vastgestelde criteria voor afwijzing vindt niet plaats.
In drie gevallen is binnen de AVG een geautomatiseerde individuele besluitvorming wel mogelijk:
a. het is noodzakelijk voor de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst;
b. het is toegestaan bij een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling;
c. het berust op de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
Het aan- en afmelden voor de nieuwsbrief
SWQC bied u o.a. via onze website www.quidemcarus.nl een nieuwsbrief aan waarmee onze ‘volgers’ op Social Media, donateurs, vrijwilligers en andere geïnteresseerden geïnformeerd worden over nieuws, werkzaamheden van onze organisatie en aanverwante zaken. Uw e-mailadres wordt alleen met uw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee u zich kunt afmelden. Het abonneebestand van de nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt.
Hoe zorgt SWQC voor vertrouwelijke omgang met persoonsgegevens?
SWQC gaat vertrouwelijk om met persoonsgegevens. SWQC neemt passende technische en organisatorische maatregelen, zodat persoonsgegevens worden beschermd. SWQC deelt persoonsgegevens alleen in overeenstemming met dit Privacy Statement en alleen met derden wanneer dat geoorloofd is en zorgvuldig gebeurt.
In opdracht van SWQC kunnen zakelijke dienstverleners (bijvoorbeeld dierenklinieken) ter uitvoering van een overeenkomst bepaalde onderdelen van de dienstverlening verzorgen. SWQC maakt afspraken met deze verwerkers om vertrouwelijke en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens te waarborgen. Deze afspraken worden contractueel vastgelegd in zogeheten 'verwerkersovereenkomsten'.
Gegevensdeling met derden
Tenzij in dit Privacy Statement genoemd, worden uw persoonsgegevens niet verhuurd, verkocht of op andere wijze gedeeld met of verstrekt aan derden. SWQC kan uw (persoons)gegevens met derden delen wanneer u daar zelf toestemming voor heeft gegeven.
SWQC verstrekt persoonsgegevens aan handhavende autoriteiten of fraude bestrijdende organisaties wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting (vordering).
Bewaartermijnen
SWQC bewaart uw persoonsgegevens in overeenstemming met de Wbp/AVG.
De gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk is om de doelen te bereiken waarvoor de gegevens verzameld zijn.
De web- en e-mailhosting wordt iedere nacht en eens per week ‘encrypted’ in een backup gezet.
Hoe kunt u uw gegevens inzien of verwijderen?
U kunt een inzage- of correctieverzoek richten aan SWQC via het e-mailadres Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. Geeft u daarbij duidelijk aan dat het gaat om een inzage- of correctieverzoek op grond van de AVG. U kunt ook verzoeken uw gegevens te laten verwijderen, echter dit is slechts mogelijk voor zover SWQC nog aan zijn wettelijke verplichtingen kan voldoen, zoals de wettelijke bewaartermijnen. Houdt u er rekening mee dat het verstrekken van een kopie van een legitimatiebewijs nodig kan zijn om uw identiteit te controleren. Het is van belang dat u, indien u een kopie van uw legitimatiebewijs verstrekt, het BSN, document identificatienummer en de Machine-Readable Zone (MRZ) zwart (of anderszins onleesbaar voor SWQC) maakt. Doet u dit niet zelf, dan is dit uw eigen verantwoordelijkheid.
U bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.
Technische beveiliging
Om uw persoonlijke gegevens optimaal te beschermen tegen onbevoegde toegang of onbevoegd gebruik, past SWQC passende beveiligingstechnologie toe. Als u via onze website www.quidemcarus.nl gegevens aan ons doorgeeft, gebeurt dit altijd via een beveiligde ‘HTTPS’ verbinding. Van (pogingen tot) misbruik doen wij altijd aangifte.
SWQC neemt daarnaast organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen toegang door onbevoegden.
Clickgedrag
Op onze website worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest gevraagde (bezochte) pagina's. Het doel van deze algemene bezoekgegevens is om de inrichting van de website voor u te optimaliseren. Via internet worden nooit persoonlijke gegevens van u opgenomen zonder dat u daar expliciet opdracht toe geeft zoals bij het inzenden van algemene vragen of het aan ons verstrekken van gegevens voor het beoordelen van een hulpaanvraag voor uw zieke of gewond geraakte huisdier.
Gebruik van cookies
SWQC gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein tekstbestandje dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of smartphone. Stichting Waarborgfonds Quidem gebruikt cookies met een puur technische functionaliteit. Deze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen onthouden worden. Deze cookies worden ook gebruikt om de website goed te laten werken en deze te kunnen optimaliseren. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen. Zie voor een toelichting: https://veiliginternetten.nl/themes/situatie/cookies-wat-zijn-het-en-wat-doe-ik-ermee/
Analytische cookies
De analytische cookies verzamelen informatie over hoe bezoekers de website gebruiken. De informatie die we hiermee verkrijgen, helpt ons om de website te verbeteren, waardoor deze beter aansluit op uw wensen.
Wij gebruiken hiervoor de volgende dienst:
Google Analytics
We maken gebruik van Google Analytics om geanonimiseerde overzichten te maken van het bezoekersverkeer op onze website en mogelijk om te bepalen hoe effectief onze webpagina’s en advertenties zijn. Google Analytics gebruikt hierbij cookies om gegevens over het website bezoek bij te houden.
Bij de inrichting van Google Analytics hebben we de volgende privacy bevorderende maatregelen genomen:
• Google Analytics mag uw IP-adres alleen geanonimiseerd verwerken.
• De 'Gegevens delen' opties van Google Analytics zijn uitgezet.
Tracking cookies
De tracking cookies verzamelen informatie over het surfgedrag van de websitebezoekers. Middels deze informatie kunnen wij de website nog beter op uw behoeften aan laten sluiten.
Privacybeleid van derden
Op de website van SWQC kunnen links zijn opgenomen naar andere, niet bij SWQC behorende, websites. SWQC kan geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot de wijze waarop deze partijen omgaan met persoonsgegevens. Wij adviseren u daarom, u altijd op de hoogte te stellen van het privacybeleid van deze partijen of om contact met hen op te nemen voor een nadere toelichting op hun beleid rond het gebruik van persoonsgegevens.
Vragen
Hebt u naar aanleiding van deze informatie nog specifieke vragen of opmerkingen over ons privacy statement? Neemt u dan gerust contact met ons op. U kunt hiervoor een e-mail sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..
Dit Privacy statement is voor het laatst gewijzigd op: [vrijdag 25 mei 2018].
SWQC behoudt zich het recht voor om, waar nodig, wijzigingen aan te brengen in het Privacy Statement. U bent zelf verantwoordelijk voor het op de hoogte blijven van de laatste versie van dit Privacy Statement. SWQC raadt u aan regelmatig via de pagina www.quidemcarus.nl/Organisatie/Privacy na te gaan of er aanpassingen zijn.